Sicherheit bei E-Mails und Gehaltsabrechnungen in der Personalabteilung: Bewährte Verfahren für globale Teams
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Wichtigste Erkenntnisse
- Personal- und Lohnbuchhaltungsteams sind bevorzugte Ziele für E-Mail-Betrug, da sie mit sensiblen Mitarbeiterdaten, Änderungen in der Lohnabrechnung und Finanztransaktionen zu tun haben.
- Die Sicherheit der Gehaltsabrechnung hängt von der Überprüfung ab, nicht vom Vertrauen. Anfragen bezüglich Änderungen der Bankverbindung, der Umleitung von Zahlungen oder dringender Überweisungen sollten stets über zugelassene sekundäre Kanäle bestätigt werden.
- SPF, DKIM und DMARC bilden die Grundlage für die E-Mail-Sicherheit im Personalwesen und helfen Unternehmen dabei, Domain-Spoofing und die unbefugte Nutzung ihrer E-Mail-Domains zu verhindern.
- Workflows im Bereich Personalbeschaffung und Personalwesen erfordern besonderen Schutz, darunter authentifizierte Absenderdomänen, sichere Methoden zur Dokumentenfreigabe sowie Schulungen für Mitarbeiter, damit diese Phishing- und Identitätsbetrugsversuche erkennen können.
- E-Mail-Sicherheit ist ein fortlaufender Prozess. Regelmäßige DMARC-Überwachung, die Überprüfung von Anbietern und schrittweise umgesetzte Sicherheitsrichtlinien helfen Unternehmen dabei, ein hohes Maß an Sicherheit für E-Mails der Personalabteilung und der Lohnabrechnung aufrechtzuerhalten, während sich Teams und Systeme weiterentwickeln.
E-Mails im Personalwesen sind zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Geschäftsabläufe geworden und decken Bereiche wie Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung in globalen Teams ab. Ein Gehaltsabrechnungsmanager überprüft die Bankdaten eines neuen Mitarbeiters, ein Personalverantwortlicher informiert jemanden, den er vielleicht nie persönlich treffen wird, über eine Aktualisierung der Richtlinien, und ein Personalvermittler versendet ein Angebotsschreiben über drei Zeitzonen hinweg.
Diese Schnelligkeit ist zwar hilfreich, erhöht jedoch auch das Risiko von Betrug, Identitätsdiebstahl und Datenlecks. Bevor jemand bemerkt, dass eine Anfrage betrügerisch war, kann ein Angreifer bereits Identitätsdokumente stehlen, Gehaltszahlungen umleiten oder das Vertrauen in Ihre Domain untergraben – und das alles durch eine einzige überzeugende E-Mail, die zum richtigen Zeitpunkt versendet wird.
Warum E-Mails der Personalabteilung ein besonders attraktives Ziel für Angreifer sind
Die Teams in den Bereichen Personalbeschaffung, Lohnabrechnung und Personalwesen tauschen nicht nur Nachrichten aus – sie übermitteln sensible Daten, genehmigen Änderungen und koordinieren die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Angreifer wissen, dass diese Abteilungen sowohl Zugang zu personenbezogenen Daten als auch zu Geld haben. Das macht jeden nicht verifizierten Absender, jede übereilte Genehmigung und jede unzureichend authentifizierte Domain zu einer potenziellen Schwachstelle.
E-Mails der Personalabteilung enthalten mehr als nur routinemäßige Verwaltungsangelegenheiten
E-Mails der Personalabteilung wirken von außen oft unscheinbar, enthalten jedoch einige der wertvollsten Informationen eines Unternehmens. Lebensläufe von Bewerbern, Kopien von Reisepässen, Steuerformulare, Arbeitsverträge, Angaben zur Vergütung und Unterlagen zu Sozialleistungen durchlaufen allesamt Workflows, die mit Mitarbeitern zu tun haben.
Sobald diese Informationen nach außen dringen, kann der Schaden den Bewerbern und Mitarbeitern noch lange nach dem ursprünglichen Vorfall nachhängen. Durch die Einführung sicherer E-Mail-Verfahren können Sie dieses Risiko minimieren, bevor die routinemäßige E-Mail-Kommunikation der Personalabteilung zu einem Datenschutzproblem wird.
Die Sicherheit der Gehaltsabrechnung beginnt damit, Dringlichkeit als Warnsignal zu erkennen
Ein Mitarbeiter muss angeblich vor der nächsten Gehaltsabrechnung seine Bankverbindung ändern, eine Führungskraft möchte, dass eine Überweisung dringend bearbeitet wird, oder ein Lieferant gibt an, dass sich seine Zahlungsdaten geändert haben. Bei globalen Geschäftsabläufen lassen sich solche Szenarien nur schwer überprüfen, da sich Bankformate, Feiertage und Genehmigungsvorschriften je nach Region unterscheiden. Dringlichkeit als Warnsignal zu betrachten – und nicht als Grund, schnell zu handeln – ist der erste Schritt zum Schutz der Sicherheit im Gehaltsabrechnungsprozess.
Grenzüberschreitende Sicherheit bei der Gehaltsabrechnung: Was globale Teams falsch machen
Die Kommunikation im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalwesen erfordert mehr als nur Höflichkeit und Schnelligkeit – sie erfordert nachgewiesene Befugnisse. Diese Teams sind für Vergütungen, Sozialleistungen, Identitätsdaten, den Beschäftigungsstatus, Urlaubsdaten und Änderungen im Zusammenhang mit Zugriffsrechten zuständig.
Bei globalen Geschäftsabläufen können an diesen Arbeitsabläufen lokale Steuerberater, regionale Lohnbuchhalter, Partner im Personalwesen, Finanzteams und interne Führungskräfte beteiligt sein. Eine hohe Sicherheit bei der Lohnabrechnung sorgt dafür, dass diese Beziehungen weiterhin von Nutzen sind, ohne dass jede E-Mail als verbindliche Anweisung gewertet wird.
Abrechnungsanträge von der Abrechnungsfreigabe trennen
Ein Antrag auf Gehaltszahlung sollte nicht allein deshalb als gültig gelten, weil er klar formuliert ist und von einer vertraut wirkenden Adresse stammt. Änderungen der Bankverbindung, Gehaltskorrekturen und Anträge auf Umleitung von Zahlungen sollten über einen sicheren HRIS-Workflow, das Mitarbeiterportal oder einen bekannten sekundären Kanal bestätigt werden.
Die Regel sollte für jede Region leicht einzuhalten sein: Die Personalabteilung kann per E-Mail benachrichtigen, aber nicht genehmigen. Das schützt die Mitarbeiter vor entgangenen Löhnen und das Unternehmen vor vermeidbaren finanziellen Verlusten.
Lieferanten, EORs und regionale Partner überprüfen
Globale Teams greifen bei der Personalbeschaffung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Verwaltung von Sozialleistungen und der Unterstützung bei lokalen Beschäftigungsfragen häufig auf externe Dienstleister zurück. Auch wenn Sie einen zuverlässigen EOR-Dienstleister, einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter oder eine HR-Plattform nutzen, benötigen Sie dennoch eine Übersicht darüber, welche Domains, Systeme und Ansprechpartner für die Kommunikation mit Ihrem Team zugelassen sind.
Jedes Mal, wenn sich eine Geschäftsbeziehung ändert, sollten die Domains der Lieferanten überprüft, erfasst und kontrolliert werden. Sollte eine Überweisungsanweisung aus heiterem Himmel von einer neu registrierten Domain oder einer nicht autorisierten Adresse eingehen, sollte Ihr Team zunächst innehalten und die Angaben überprüfen, bevor es Maßnahmen ergreift.
Den Datenschutz schützen, ohne überall Reibungspunkte zu schaffen
Nicht jede E-Mail aus der Personalabteilung erfordert das gleiche Maß an Schutz, und wenn jede Nachricht als gleich sensibel behandelt wird, kann dies zu Ermüdungserscheinungen führen. Eine Erinnerung an eine Richtlinie kann in der Regel anders versendet werden als eine Krankenakte, ein Disziplinarverfahren oder ein Steuerformular.
Ordnen Sie die HR-Kommunikation nach ihrem Risikograd ein und legen Sie anschließend fest, ob sie eine Verschlüsselung, sichere Portale, eingeschränkte Weiterleitung oder strengere Aufbewahrungsfristen erfordert. Dies verbessert die Mitarbeitererfahrung und gewährleistet gleichzeitig strengere Schutzmaßnahmen für Daten, deren Offenlegung erheblichen Schaden anrichten könnte.
E-Mail-Authentifizierung: Die Grundlage für die E-Mail-Sicherheit im Personalwesen
Eine genaue E-Mail-Authentifizierung hilft den empfangenden Mailservern dabei, zu entscheiden, ob eine Nachricht, die angeblich von Ihrer Domain stammt, tatsächlich autorisiert ist. Dies ist von Bedeutung, wenn Ihr HR-Ökosystem Bewerbermanagementsysteme, Gehaltsabrechnungsplattformen, Tools für Sozialleistungen, regionale Anbieter und automatisierte Benachrichtigungsdienste umfasst.
- Ohne strenge Authentifizierungsmaßnahmen können legitime Nachrichten abgelehnt werden, während betrügerische Nachrichten vom guten Ruf Ihrer Marke profitieren.
SPF legt fest, wer E-Mails in Ihrem Namen versenden darf
Mit SPF (Sender Policy Framework) können Sie festlegen, welche E-Mail-Server Nachrichten im Namen Ihrer Domain versenden dürfen. Bei globalen HR-Abläufen kann diese Liste schnell anwachsen, wenn Sie Rekrutierungssoftware, Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Onboarding-Systeme und lokale Dienstleister hinzufügen.
Das Risiko besteht nicht nur darin, einen berechtigten Absender zu vergessen – es besteht auch darin, alte Absender nach Vertragsende weiterhin zu belassen. Ein sauberer, aktueller SPF-Eintrag verschafft Ihnen einen besseren Überblick darüber, wer berechtigt ist, in Ihrem Namen E-Mails der Personalabteilung zu versenden.
DKIM hilft dabei, nachzuweisen, dass die Nachricht nicht verändert wurde
DKIM (DomainKeys Identified Mail) versieht ausgehende E-Mails mit einer digitalen Signatur, sodass die empfangenden Systeme überprüfen können, ob die Nachricht unverändert angekommen ist. Dies ist besonders wichtig für E-Mails der Personalabteilung, die Informationen enthalten, auf die Mitarbeiter reagieren sollen – beispielsweise Einstellungsangebote, Links zu Verträgen, Aktualisierungen zu Sozialleistungen oder Änderungen von Richtlinien.
DMARC macht die Authentifizierung zu einer Sicherheitsmaßnahme im Lohn- und Gehaltswesen
DMARC verknüpft DKIM und SPF mit einer Richtlinie, die den Empfängern vorgibt, wie sie vorgehen sollen, wenn eine Nachricht die Authentifizierung nicht besteht. Außerdem erstellt es Berichte, in denen alle Dienste aufgeführt sind, die in Ihrem Namen E-Mails versenden – einschließlich Tools, die Ihre zentrale IT- oder Sicherheitsabteilung möglicherweise übersehen hat.
Sobald alle gültigen Absender identifiziert und Probleme bei der Zuordnung behoben sind, kann die Durchsetzung von DMARC verhindern, dass gefälschte E-Mails aus den Bereichen Personalwesen und Gehaltsabrechnung überhaupt in die Posteingänge der Mitarbeiter gelangen.
Sichere E-Mail-Verfahren in der Personalabteilung bei der Einstellung und Personalbeschaffung
Bewerber erwarten E-Mails von Personalverantwortlichen, Anbietern von Hintergrundüberprüfungen, Terminplanungs-Tools, Assessment-Plattformen und Personalvermittlern. Diese Vielfalt erschwert es, betrügerische Lebenslauf-Anhänge, gefälschte Angebotsschreiben und Phishing-Links für Vorstellungsgespräche zu erkennen.
Das Ziel besteht nicht darin, den Einstellungsprozess zu verlangsamen, sondern darin, legitime E-Mails der Personalabteilung so deutlich erkennbar zu machen, dass verdächtige Nachrichten sofort auffallen.
Verwenden Sie einheitliche Domains für die Kommunikation mit Bewerbern
Bewerber sollten nicht raten müssen, ob eine Nachricht tatsächlich von Ihrem Unternehmen stammt. Mitteilungen im Rahmen des Rekrutierungsprozesses sollten von verifizierten Domains versendet werden, die eindeutig mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehen, und nicht von persönlichen Konten oder irreführenden Adressen Dritter.
Viele Unternehmen nutzen eine eigene Subdomain für die Personalbeschaffung, um den Traffic im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung eigenständig zu verwalten und gleichzeitig eine strenge Authentifizierung und Überwachung zu gewährleisten. Je einheitlicher die Identität Ihres Personalwesens beim E-Mail-Versand ist, desto weniger Spielraum haben Angreifer, sich als dieses auszugeben.
Verlegen Sie vertrauliche Bewerberunterlagen aus den Threads im Posteingang
E-Mail-Anhänge scheinen praktisch zu sein – bis der Reisepass, die Arbeitserlaubnis oder der unterzeichnete Vertrag eines Bewerbers in einem weitergeleiteten E-Mail-Thread landet, der sich immer weiter verbreitet. Eine sicherere Methode ist die Erfassung sensibler Dokumente über ein sicheres Portal mit Prüfprotokollen, Aufbewahrungsrichtlinien und Zugriffsbeschränkungen.
Benachrichtigungen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen können weiterhin per E-Mail von der Personalabteilung versendet werden, doch die zugehörigen Dateien sollten in einem System gespeichert werden, das speziell für sensible Daten ausgelegt ist. Dadurch lassen sich auch Audits, Löschanträge und Zugriffsprüfungen wesentlich einfacher handhaben.
Personalvermittler darin schulen, echte Angriffe zu erkennen
Da Personalvermittler täglich mit unbekannten Absendern zu tun haben, sind sie ein bevorzugtes Ziel. Als Lebensläufe getarnte schädliche Dokumente, gefälschte Portfolio-Links und E-Mails, die angeblich von Führungskräften stammen, die auf eine dringende Einstellung drängen, sind gängige Angriffsvektoren. Angreifer nutzen zudem Spear-Phishing-Taktiken, um hochgradig personalisierte Nachrichten zu verfassen, die schwerer zu erkennen sind.
Die Schulung sollte sich auf echte Warnsignale konzentrieren: nicht übereinstimmende Domains, ungewöhnliche Dateiformate, unerwartete Anfragen und der Druck, autorisierte Kanäle zu verlassen. Wenn Personalvermittler die üblichen Muster legitimer E-Mails aus dem Personalwesen kennen, können sie Ausnahmen hinterfragen, ohne das Gefühl zu haben, den Geschäftsbetrieb zu behindern.
Dauerhafte Sicherheit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Warum eine einzige Lösung niemals ausreicht
Die E-Mail-Sicherheit ist nicht gewährleistet, sobald der DNS-Eintrag veröffentlicht, die Schulung beendet oder ein Richtliniendokument hochgeladen wurde. Tools ändern sich, Anbieter wechseln, Regionen führen neue Systeme ein, und Angreifer passen ihre Vorgehensweise an, sobald alte Taktiken nicht mehr funktionieren. Ihre Sicherheitsmaßnahmen im Bereich der Gehaltsabrechnung müssen mit den tatsächlichen Abläufen in Ihrem Unternehmen Schritt halten.
- Durch kontinuierliche Überwachung wird die E-Mail-Sicherheit von einem einmaligen technischen Projekt zu einer festen Routine im Betriebsalltag.
Nutzen Sie DMARC-Berichte, um versteckte Absender aufzuspüren
DMARC-Berichte können vergessene Tools, falsch konfigurierte Plattformen und unbefugte Absender aufdecken, die Ihre Domain nutzen oder zu nutzen versuchen. Dies ist von Bedeutung, da Personalabteilungen häufig aus legitimen Gründen neue Systeme einführen – insbesondere in Phasen rascher Expansion.
Ein regionales Rekrutierungstool oder ein Anbieter von Sozialleistungen mag zwar geschäftskritisch sein, muss aber dennoch eine korrekte Authentifizierung gewährleisten. Wenn Sie lernen, wie man DMARC-Berichte auswertet, erhalten Sie die notwendigen Anhaltspunkte, um nützliche Systeme von risikobehafteten zu unterscheiden.
Bei der Durchsetzung ist Vorsicht geboten
Sobald legitime Absenderquellen identifiziert und abgeglichen wurden, sollten Sie für Ihre Domain strengere DMARC-Richtlinien einführen, die nicht authentifizierte E-Mails zunächst in Quarantäne verschieben und schließlich ablehnen. Das richtige Timing ist entscheidend – eine zu aggressive Durchsetzung kann echte E-Mails der Personalabteilung stören, wenn Ihre Konfiguration noch nicht vollständig ist.
- Eine schrittweise Einführung sorgt für mehr Sicherheit bei der Gehaltsabrechnung und beim Schutz von E-Mails der Personalabteilung, ohne Personalvermittler, Gehaltsabrechnungsteams, Mitarbeiter oder Bewerber zu überraschen.
Abschließende Worte
Globale Teams, die für die Personalbeschaffung, die Gehaltsabrechnung und das Personalwesen zuständig sind, sind auf Vertrauen angewiesen – doch Vertrauen erfordert technische Unterstützung. Eine überzeugend wirkende E-Mail kann ein gefälschtes Einstellungsangebot enthalten, eine Gehaltszahlung umleiten, Mitarbeiterdaten offenlegen oder einen Partner imitieren, auf den sich Ihr Team verlässt.
Indem Sie Ihre Domains authentifizieren, klare E-Mail-Richtlinien für die Personalabteilung festlegen, Ihre Versandumgebung überwachen und sensible Anfragen außerhalb des Posteingangs überprüfen, erschweren Sie es gefälschten Nachrichten erheblich, ihr Ziel zu erreichen, und erleichtern es, legitimen Nachrichten Vertrauen zu schenken. Betrachten Sie angesichts Ihrer wachsenden internationalen Belegschaft die Sicherheit der Gehaltsabrechnung und die Integrität der E-Mails der Personalabteilung nicht als einmalige Projekte, sondern als fortlaufende betriebliche Standards.
Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC
Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.
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