Wie prüft man die Zustellbarkeit von E-Mails?

Wussten Sie, dass eine von sechs seriöse E-Mails nie den gewünschten Empfänger erreichen? Unternehmen investieren Wochen und Monate in die Entwicklung der perfekten E-Mail-Marketingkampagne und beträchtliche finanzielle Mittel, nur um dann festzustellen, dass ihre E-Mails im Spam-Ordner landen.

Um die Verschwendung von Zeit, Geld und anderen wertvollen Ressourcen zu vermeiden, ist es wichtig, die Zustellbarkeit von E-Mails regelmäßig zu überprüfen. Die Zustellbarkeit von E-Mails misst, wie viele von Ihnen gesendete E-Mails den Posteingang des Empfängers erreichen. Die Zustellbarkeitsrate ist der Prozentsatz der E-Mails, die erfolgreich in den Posteingang des Empfängers gelangen.

Wie prüft man die Zustellbarkeit von E-Mails?

Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Tools und Methoden zur Überprüfung der Zustellbarkeit von E-Mails.

Verwendung von Online-Zustellbarkeitsprüfungs-Tools

Es gibt viele Online-Tools zum Testen der Zustellbarkeit, mit denen Sie die Zustellbarkeit von E-Mails schnell überprüfen können. 

• Mail Tester bietet eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, die Qualität Ihrer Newsletter zu testen. Jedes Mal, wenn Sie Mail Tester verwenden, wird eine zufällige E-Mail-Adresse generiert, an die Sie eine Testnachricht aus Ihrem Newsletter oder Ihrer E-Mail-Software senden können. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Check your score", und die Plattform gibt Ihnen eine Spam-Bewertung. Mail Tester analysiert nicht nur Ihre Nachricht, sondern auch Ihren Mailserver und sendet IPs, um einen umfassenden Bericht über die Qualität Ihrer Konfigurationen zu erstellen.
• PowerDMARCs MailAuth Analyzer Werkzeug hilft Ihnen bei der Analyse von E-Mail-Headern, um Lücken in der E-Mail-Zustellbarkeit und potenziell bösartige Sendequellen zu identifizieren. Es gibt Ihnen auch einen Überblick über Ihre E-Mail-Authentifizierungsdatensätze und hilft Ihnen, Fehler zu beheben und Ihre Zustellbarkeit umgehend zu verbessern.

Prüfen von E-Mail-Authentifizierungsdatensätzen

Sie sollten Ihre E-Mail-Authentifizierungseinträge regelmäßig überprüfen und auf den SPF-, DKIM- und DMARC-Status achten, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten nicht aufgrund von Authentifizierungsfehlern in Spam-Ordnern landen. 

Der DMARC-Analysator von PowerDMARC bietet Domaininhabern die nötige Transparenz, um ihre Domain vor unbefugter Nutzung (z. B. Phishing und Spoofing) zu schützen.

Prüfen Sie, ob Ihre Domäne geschützt ist, um sicherzustellen, dass Ihre nächste E-Mail sicher an den gewünschten Empfänger zugestellt wird! 

Überwachung von Absprungraten und schwarzen Listen

Bounces treten auf, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können. Die wichtigsten Arten von Bounces sind Hard und Soft Bounces. Bei Hard Bounces handelt es sich um dauerhafte Zustellungsfehler aufgrund ungültiger oder nicht vorhandener Adressen und Domänen, während Soft Bounces vorübergehende Probleme wie volle Posteingänge oder Serverprobleme umfassen. Um sie zu reduzieren, sollten Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig überwachen und bereinigen, um ungültige oder inaktive Adressen zu entfernen. 

Wenn es um schwarze Listen geht, können viele leicht zugängliche Online-Tools zeigen, ob Sie auf einer schwarzen Liste stehen oder nicht. Beispiele für solche Tools sind PowerDMARCs Blacklist Checker und Google Postmaster Toolsdie Ihnen helfen, Blacklists zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, falls Sie sich darin wiederfinden.

Analyse von Nichtzustellungsberichten (NDRs)

Wenn Ihre E-Mails nicht erfolgreich an den Empfänger zugestellt werden, geben Plattformen wie Microsoft 365 oder Office 365 in der Regel einen Fehlercode an und senden eine Benachrichtigung über den Zustellungsstatus (DSN). Die häufigste DNS-Kategorie ist der Nicht-Zustellungsbericht (NDR). Ein häufiger Grund für NDRs ist ein kleiner Tippfehler in der E-Mail-Adresse des Empfängers.

Neben anderen Informationen enthalten NDRs auch einen Fehlercode, der angibt, warum Ihre Nachricht nicht erfolgreich an den Posteingang gesendet wurde, sowie Möglichkeiten zur Lösung des Problems. Eine sorgfältige Analyse der NDRs kann detaillierte Einblicke in die aktuellen Probleme liefern und Ihnen helfen, Wege zur Behebung von Zustellbarkeitsfehlern zu finden. 

Bewertung der Absenderreputation

Internetdienstanbieter vergeben einen Absenderreputationswert auf der Grundlage der Qualität Ihrer E-Mail-Versandpraktiken. Um schwarze Listen zu vermeiden und einen guten Ruf als Absender zu haben, sollten Sie versuchen, Inhalte zu erstellen, die ansprechend, interaktiv und relevant für die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Zielpersonen sind. Außerdem sollten Sie ein ausgewogenes Versandverhalten beibehalten und Lücken in der E-Mail-Zustellbarkeit beheben, wenn Sie sie bemerken. 

Messung von Engagement-Metriken

Die Zustellbarkeit von E-Mails kann sich auf andere Engagement-Kennzahlen wie Öffnungsraten, CTR usw. auswirken. Sie kann auch zu Spam-Beschwerden führen und den Ruf schädigen, wenn die Zustellbarkeitsrate zu niedrig ist. Daher sollten Sie solche Metriken nutzen, um Zustellbarkeitsprobleme rechtzeitig zu erkennen, zu verfolgen und zu beheben. Denken Sie daran, dass Engagement-Kennzahlen oft keine eigenständigen Zahlen sind, sondern als Teil eines größeren, umfassenden Systems miteinander verbunden und voneinander abhängig sind. 

Überprüfen der E-Mail-Zustellbarkeit in Google Mail

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Zustellbarkeit von E-Mails insbesondere in Google Mail überprüfen können. 

E-Mail-Protokollsuche verwenden

1. Melden Sie sich zunächst bei Ihrer Gmail Admin-Konsole an. Für den Zugriff auf die Berichtsfunktionen ist ein Administratorkonto erforderlich. 
2. Navigieren Sie dann zum Abschnitt Berichte und wählen Sie E-Mail-Protokollsuche in der Verwaltungskonsole.
3. Der nächste Schritt wäre das Einfügen der vom Benutzer angegebenen Nachrichten-ID in das Suchfeld. 
4. Dort können Sie das Datum so einstellen, dass es mit dem Zeitrahmen übereinstimmt, der in der Nähe des Versanddatums der E-Mail liegt.

Berichte über die Zustellung von Nachrichten

Um auf Berichte zur Nachrichtenzustellung zuzugreifen und akzeptierte oder abgelehnte E-Mails zu analysieren, navigieren Sie zur Verwaltungskonsole und wählen Sie Sicherheit > Sicherheitscenter > Dashboard. Klicken Sie dann im Bereich Nachrichtenzustellung auf Bericht anzeigen. 

Anpassen und Exportieren von Berichten

Wenn Sie die Berichte für eine effiziente Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit anpassen möchten, können Sie einfach die Dropdown-Menüs oberhalb der Grafik verwenden. Damit können Sie die Berichte anpassen je nach Verkehrsquelle (d. h., ob es sich um eine externe oder interne Nachricht handelt), der spezifischen Domäneund Datumsbereich (Sie können zwischen den Optionen heute, gestern oder für die letzten 31 Tage wählen). Wenn Sie auf der Grundlage des Diagramms eine Datentabelle erstellen möchten, klicken Sie auf "Blatt exportieren", und sie wird in Ihrem Ordner "Mein Treiber" gespeichert.

Überprüfen der E-Mail-Zustellbarkeit in Outlook

Outlook bietet mehrere Methoden zur Überprüfung der Zustellbarkeit von E-Mails:

Lieferscheine

Um zu überprüfen, ob Ihre E-Mail an den Server des Empfängers zugestellt wurde, können Sie in Outlook eine Zustellungsbestätigung anfordern. Gehen Sie einfach in das Menü Datei, wählen Sie Optionen, dann Mail und aktivieren Sie das Kästchen Zustellungsbestätigung. Wenn eine E-Mail zugestellt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsnachricht über den Zustellungsstatus.

Berichte über Nichtlieferungen (NDRs)

Falls eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, gibt Outlook einen Nichtzustellungsbericht (NDR) aus, der die häufigste Art der Zustellstatusbenachrichtigung (DSN) ist. Diese enthält einen Fehlercode, der die Ursachen für den Fehler angibt, sowie Lösungsvorschläge und einen Link zu zusätzlichen Hilfsmaterialien. 

Microsoft 365-Fehlerbehebungsprogramm

Es gibt ein spezielles Tool zur Fehlerbehebung für Microsoft 365-Administratoren, das dabei hilft, Probleme bei der E-Mail-Zustellung zu erkennen und zu beheben. Dieses Tool ist jedoch für einige Microsoft 365-Varianten nicht verfügbar, wie z. B. für Government oder die von 21Vianet oder in Deutschland betriebenen Varianten.

Posteingang Einblicke

Diese automatisierte Funktion bietet gründliche, umfassende Statistiken für verschiedene E-Mail-Dienstanbieter, einschließlich Informationen darüber, warum E-Mails im Spam-Ordner gelandet sind. Außerdem gibt sie nützliche Tipps zur Steigerung der Zustellbarkeit von E-Mails.

Bewährte Praktiken zur Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails

Hier sind einige Tipps, wie Sie die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern können. 

Regelmäßig E-Mail-Listen bereinigen

Wenn Ihre E-Mail-Listen ungültige Adressen oder nicht existierende Domänen enthalten, kann es häufig zu Soft- und Hardbounces kommen. Sie sollten ungültige oder nicht existierende Domänen sofort entfernen, um Hard Bounces zu vermeiden, und Adressen entfernen, die immer wieder bouncen, um Soft Bounces zu reduzieren. Wenn Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig bereinigen, können Sie die Qualität und Relevanz der Liste aufrechterhalten. 

Durch die doppelte Anmeldung wird sichergestellt, dass Ihre Liste nur legitime Empfänger enthält, die wirklich interessiert sind und sich wahrscheinlich mit Ihren E-Mails beschäftigen.

Richtige E-Mail-Authentifizierung einrichten

Die E-Mail-Authentifizierung kann Ihnen helfen, das Risiko von Spoofing und Phishing und dadurch den Ruf der Domäne und die Zustellbarkeit zu verbessern. E-Mail-Authentifizierungsprotokolle wie DMARC, SPF und DKIM ermöglichen es Domaininhabern, ihre E-Mails zu authentifizieren und zu verhindern, dass gültige, sichere E-Mails im Spam-Ordner landen.

Sie können einen zuverlässigen SPF-Generator um die Genauigkeit Ihres SPF-Datensatzes zu gewährleisten und die gehostete DMARC-Dienste um sicherzustellen, dass Ihre DMARC-Lösung korrekt konfiguriert ist und überwacht wird, um maximale Sicherheit und eine hohe Zustellbarkeit von E-Mails zu gewährleisten.

E-Mails personalisieren und Spam-Auslöser vermeiden

Wussten Sie, dass Spam-Filter ausgeklügelte Algorithmen nutzen, um den Inhalt von E-Mails und das Engagement der Empfänger zu analysieren? Generische Nachrichten können sich negativ auf Ihre Zustellbarkeitsrate auswirken, da sie möglicherweise nicht relevant genug sind, um Ihre Empfänger anzusprechen; mangelndes Engagement ist auch ein rotes Tuch, das dazu führen kann, dass Ihre zukünftigen E-Mails als Spam markiert werden. 

Achten Sie daher darauf, dass Ihre E-Mails personalisiert sind, genügend Text enthalten (denken Sie an die 60/40-Regel für das Verhältnis von Text zu Bild) und in einem ausgewogenen Verhältnis versendet werden, anstatt plötzliche Spitzen im E-Mail-Volumen zu erzeugen.

Verwenden Sie eine dedizierte IP oder einen seriösen ESP

Versuchen Sie es mit einer dedizierten IP-Adresse, wenn Sie regelmäßig eine große Menge an E-Mails versenden. Wenn Sie sich für einen seriösen E-Mail-Anbieter entscheiden, der über eine Vielzahl von E-Mail-Zustellbarkeitsfunktionen verfügt, können Sie sich auf Automatisierung, gründliche Analysen, umfassende Berichtstools sowie auf Segmentierung und Listenverwaltung verlassen.

Regelmäßige Zustellbarkeitstests durchführen

Verschiedene Tools zum Testen der E-Mail-Zustellbarkeit ermöglichen es Domaininhabern zu simulieren, wie verschiedene ISPs ihre E-Mails auf der Grundlage von Faktoren wie Sendemustern und E-Mail-Inhalten behandeln.

Abschließende Überlegungen

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist ein entscheidender, aber oft übersehener Faktor für den Erfolg von Marketingmaßnahmen. Zum Glück gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den aktuellen Status Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit zu überprüfen, sowohl allgemeine als auch spezielle, von Google Mail und Outlook angebotene Methoden. 

In diesem Artikel haben wir verschiedene Tools und Methoden zur Überprüfung der E-Mail-Zustellbarkeit vorgestellt und gleichzeitig Tipps für Best Practices gegeben, wie z. B. die regelmäßige Überwachung und korrekte Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung. Wenn Sie auf der Suche nach einer umfassenden E-Mail-Authentifizierungssuite sind, wenden Sie sich noch heute an PowerDMARC und erhalten Sie Unterstützung für Ihre E-Mail-Authentifizierungs- und Zustellbarkeitsziele in einer einzigen Plattform!

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Milena Baghdasaryan

Inhaltsspezialist bei PowerDMARC

Milena ist eine erfahrene Autorin und Inhaltserstellerin mit mehr als 7 Jahren Erfahrung in der Erstellung ansprechender Inhalte über IT, Cybersicherheit, virtuelle Veranstaltungen und mehr. Sie hat eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Erstellung hochwertiger Arbeiten für internationale Magazine und ist Absolventin renommierter Institutionen wie der New York University Abu Dhabi, UWC China und dem College of Europe.

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