Wie führt man eine E-Mail-Analyse durch?

Eine E-Mail-Analyse kann Ihnen dabei helfen, Daten zu sammeln, um Ihre Marketingbemühungen zu verbessern, Lücken in der E-Mail-Sicherheit zu analysieren und Spoofing-Versuche aufzuspüren.

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Wie führt man eine E-Mail-Analyse durch?
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Täglich werden über Milliarden von E-Mails verschickt. Dies ist der effektivste Kommunikationskanal, um neue Leads für Ihr Unternehmen zu gewinnen. 

Im Jahr 2023 werden jeden Tagwerden weltweit 347,3 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Bis 2025 wird es weltweit 4,6 Milliarden E-Mail-Abonnenten geben. Verbraucher geben mehr aus (im Durchschnitt 34 % mehr), wenn sie ein individuelles Erlebnis haben, so die Aussage von fast 80 % der Unternehmensleiter.

E-Mail-Marketing kann Ihrem Unternehmen helfen, ein breites Publikum zu erreichen, mit bestehenden Kunden in Kontakt zu bleiben und neue Dienstleistungen und Produkte an bestehende und neue Kunden zu verkaufen.

Dieser Artikel soll Ihnen zeigen, wie Sie eine E-Mail-Analyse durchführen können, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

E-Mail-Analyse: Was bedeutet das?

Bei der E-Mail-Analyse werden Daten über das Verhalten Ihrer Kunden gesammelt, um Ihre Marketingmaßnahmen zu verbessern. Dies kann manuell oder automatisch geschehen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dies manuell zu tun, müssen Sie Stunden damit verbringen, jede E-Mail-Kampagne einzeln zu analysieren und dann auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse Änderungen vorzunehmen. Eine effektive Möglichkeit, Ihre E-Mail-Analyse zu visualisieren, ist die Erstellung von Infografiken mit einem Infographic Maker. 

Automatisierte E-Mail-Marketing-Tools erleichtern diesen Prozess, indem sie umfassende Berichte darüber liefern, wie Ihre Abonnenten mit Ihren E-Mails interagieren, wie viele Nachrichten sie öffnen, ob sie auf Links klicken usw.

Die Vorteile der E-Mail-Analyse: Verbesserte Kommunikation, Zusammenarbeit und Compliance

Die Möglichkeit, E-Mail-Daten zu analysieren, ist ein sehr leistungsfähiges Instrument zur Verbesserung der Kommunikation. Sie hilft Ihnen, Einblicke in die Kommunikationsmuster Ihres Teams zu gewinnen, was Ihnen helfen kann, Effizienz und Produktivität zu verbessern.

Hier sind einige der Vorteile der E-Mail-Analyse:

Einblicke in Kommunikationsmuster gewinnen

Anhand von E-Mail-Daten lässt sich die häufigste Kommunikation innerhalb eines Unternehmens ermitteln. Dies kann Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, so dass Sie Prozesse rationalisieren und sicherstellen können, dass alle auf der gleichen Seite sind.

Wenn zum Beispiel die meisten E-Mails nur an eine Person geschickt werden, sollte diese Person bei jeder zukünftigen Korrespondenz als Empfänger hinzugefügt werden, damit andere nicht außen vor bleiben.

Verbesserung der Kommunikationseffizienz

Es ist auch möglich, E-Mail-Daten zu nutzen, um die Kommunikationseffizienz zu verbessern, indem man feststellt, welche Arten von Nachrichten mehr Aufmerksamkeit erfordern und welche überhaupt nicht viel Aufmerksamkeit benötigen.

Verbessern der Kundenerfahrung

Mithilfe der E-Mail-Analyse können Sie gezielte Angebote auf der Grundlage von Kundenpräferenzen und -verhaltensweisen versenden. Dadurch fühlen sich Ihre Kunden mehr wertgeschätzt und verbessern ihre Erfahrungen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung.

Verbesserung der Teamzusammenarbeit

Teams müssen effektiv kommunizieren, besonders wenn sie an Projekten zusammenarbeiten. Die E-Mail-Analyse hilft Teams, mit gemeinsamen Kalendern und Aufgabenlisten organisiert zu bleiben. Außerdem können die Teammitglieder den Fortschritt der anderen verfolgen, indem sie Antworten und Notizen in jedem Nachrichten-Thread überwachen.

Risikominderung und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften

Manchmal enthalten E-Mails sensible Informationen, die Unternehmen vor unbefugtem Zugriff oder Offenlegung schützen müssen. Mit E-Mail-Analysesoftware können Unternehmen die Einhaltung von Bundesvorschriften wie HIPAA, GLBA und PCI DSS sicherstellen, indem sie den Inhalt aller über ihre Netzwerke gesendeten Nachrichten überwachen.

Der E-Mail-Analyseprozess: Von der Datenerfassung zu Erkenntnissen und Maßnahmen

Der Prozess der E-Mail-Analyse besteht aus einer Reihe von Schritten, die Ihnen helfen, Ihre Zielgruppe und Ihren Kundenstamm zu verstehen. 

Es ist der erste Schritt in jeder E-Mail-Marketingkampagne, um sicherzustellen, dass Sie relevante E-Mails an die richtigen Personen zur richtigen Zeit senden.

  1. Bestimmen Sie das Ziel der Analyse: Bevor Sie mit der Analyse beginnen, sollten Sie das Ziel und den Umfang der Analyse festlegen. Definieren Sie das Problem, das gelöst werden muss, die Fragen, die beantwortet werden müssen, und die gewünschten Ergebnisse der Analyse.
  2. Sammeln Sie die E-Mail-Daten: Greifen Sie auf die E-Mail-Plattform zu und bestimmen Sie, welche E-Mails analysiert werden müssen. Exportieren Sie die E-Mails in eine Tabellenkalkulation oder ein Datenanalysetool.
  3. Bereiten Sie die Daten vor: Entfernen Sie doppelte E-Mails, sortieren Sie die E-Mails, filtern Sie irrelevante E-Mails heraus und kategorisieren Sie die E-Mails je nach Analyseziel in Gruppen.
  4. Analysieren Sie die Daten: Verwenden Sie Tools und Techniken zur Analyse von Kundendaten, um gemeinsame Themen, Muster, E-Mail-Volumen, wichtige Interessengruppen und andere relevante Erkenntnisse zu ermitteln. Identifizieren Sie Problembereiche und Chancen.
  5. Ziehen Sie Schlussfolgerungen: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen, verwenden Sie die Marketingdaten-Berichterstattung, ziehen Sie Schlussfolgerungen aus der Analyse und geben Sie Empfehlungen auf der Grundlage der Ziele und Ergebnisse der Analyse.
  6. Präsentieren Sie die Ergebnisse: Wählen Sie die geeigneten Visualisierungen aus, erstellen Sie einen Bericht und präsentieren Sie ihn den Beteiligten. Bereiten Sie sich darauf vor, die Methoden, Ergebnisse und Schlussfolgerungen zu erläutern.
  7. Weiterverfolgung und Iteration: Überwachen Sie die Analyseergebnisse, nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen oder Verbesserungen vor, und fahren Sie mit der Iteration und Verfeinerung des Analyseprozesses fort, falls erforderlich.

Dieser Prozess kann je nach den spezifischen Anforderungen der E-Mail-Analyse angepasst werden.

Identifizieren und Analysieren von gefälschten E-Mails: Ein allgemeiner Prozess für mehr Sicherheit

Analysieren einer gefälschte E-Mail kann ein komplexer Prozess sein, aber hier ist ein allgemeiner Prozess, der befolgt werden kann:

  1. Bestimmen Sie die E-Mail-Kopfzeilen: Die E-Mail-Kopfzeilen enthalten Metadaten, anhand derer die Quelle der E-Mail ermittelt werden kann. In den meisten E-Mail-Clients können Sie auf die Kopfzeilen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken und "Quelle anzeigen" oder "Original anzeigen" auswählen. Achten Sie auf verdächtige oder abnormale Kopfzeileninformationen, wie z. B. nicht übereinstimmende E-Mail-Adressen, ungewöhnliche IP-Adressen oder seltsame Servernamen.
  2. Analysieren Sie den Inhalt der E-Mail: Suchen Sie nach Rechtschreib- oder Grammatikfehlern, ungewöhnlicher Formatierung oder anderen Anzeichen dafür, dass die E-Mail möglicherweise betrügerisch ist. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders und vergleichen Sie sie mit der bekannten E-Mail-Adresse des Absenders, falls vorhanden.
  3. Überprüfen Sie die Links: Wenn die E-Mail Links enthält, fahren Sie mit dem Mauszeiger über diese, ohne sie anzuklicken, um die Ziel-URL zu sehen. Wenn die URL verdächtig erscheint oder nicht mit der angegebenen Quelle übereinstimmt, klicken Sie sie nicht an. Kopieren Sie stattdessen den Link und fügen Sie ihn in ein URL-Scanner-Tool ein, um ihn auf potenzielle Bedrohungen zu überprüfen.
  4. Überprüfen Sie die Anhänge: Wenn die E-Mail Anhänge enthält, überprüfen Sie diese mit einer Antivirensoftware, bevor Sie sie herunterladen oder öffnen. Laden Sie keine Anhänge herunter oder öffnen Sie sie nicht, die verdächtig erscheinen oder von unbekannten Quellen stammen.
  5. Überprüfen Sie den Absender: Wenn die E-Mail von einem bekannten Absender stammt, aber verdächtig erscheint, kontaktieren Sie den Absender über eine andere Kommunikationsmethode, um die Echtheit der E-Mail zu überprüfen. Wenn die E-Mail von einem unbekannten Absender stammt, antworten Sie nicht auf die E-Mail und gehen Sie nicht darauf ein.
  6. Melden Sie die E-Mail: Wenn die E-Mail betrügerisch oder gefälscht zu sein scheint, melden Sie sie den zuständigen Behörden, wie der Federal Trade Commission oder der Anti-Phishing Working Group.
  7. E-Mail prägnant gestalten: Längere E-Mails können für die Leser uninteressant sein, daher ist es wichtig, E-Mails kurz und prägnant zu schreiben. Der Einsatz einer KI-Zusammenfassung kann dabei helfen, unnötigen Text zu eliminieren und die E-Mail prägnanter zu gestalten, damit sie für die Zielgruppe ansprechend und relevant bleibt.

Schlussfolgerung: Die Leistungsfähigkeit der E-Mail-Analyse zur Steigerung der Unternehmensleistung nutzen

Die Durchführung einer E-Mail-Analyse kann wertvolle Einblicke in Kommunikationsmuster liefern, die Kommunikationseffizienz verbessern, die Kundenerfahrung steigern, die Zusammenarbeit im Team verbessern und Risiken mindern. 

Durch die Einhaltung eines strukturierten Prozesses, der das Sammeln und Aufbereiten der Daten, die Analyse der Daten, das Ziehen von Schlussfolgerungen und die Präsentation der Ergebnisse umfasst, können die Beteiligten wertvolle Erkenntnisse gewinnen und auf der Grundlage der Analyseergebnisse fundierte Entscheidungen treffen.

Es ist jedoch zu bedenken, dass der Erfolg der Analyse in hohem Maße von der Qualität und Genauigkeit der Daten sowie von der Objektivität und dem Fachwissen des Analytikers abhängt. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, den Analyseprozess sorgfältig zu planen und durchzuführen und den Analyseansatz bei Bedarf weiter zu überwachen und zu verbessern. 

Auf diese Weise können die Beteiligten die Möglichkeiten der E-Mail-Analyse nutzen, um die Kommunikation, die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Vorschriften und die allgemeine Unternehmensleistung zu verbessern.

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