Wie Sie gefälschte Auftragsbestätigungs-E-Mails erkennen und sich schützen können

Auftragsbestätigungs-E-Mails werden heutzutage immer häufiger verschickt und betreffen sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen. Cyberkriminelle geben sich als bekannte Marken aus, um die Empfänger zur Weitergabe vertraulicher Informationen oder zum Herunterladen von Malware zu verleiten. Wenn Sie auf diese Betrügereien hereinfallen, kann dies zu finanziellen Verlusten, Identitätsdiebstahl oder sogar zu Systeminfektionen führen.

Unnötig zu sagen, dass viele ahnungslose Menschen ihnen zum Opfer gefallen sind, aber das muss nicht sein. Wenn Sie die Warnzeichen erkennen und die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, können Sie sich und Ihre Mitmenschen schützen.

Was sind gefälschte Auftragsbestätigungen?

Gefälschte Auftragsbestätigungen sind eine gängige Taktik von Cyberkriminellen, um Menschen vorzugaukeln, dass sie einen Kauf getätigt haben. Die Betrüger geben sich als bekannte Marken aus und verfassen E-Mails, die mit offiziellen Logos und überzeugenden Details legitim aussehen. Ihr Ziel? Sie wollen Ihr Geld oder Ihre persönlichen Daten stehlen oder Ihr Gerät mit Malware infizieren. Sie können Sie auffordern, auf einen Link zu klicken, einen Anhang herunterzuladen oder Zahlungsdaten anzugeben - und das alles unter dem Vorwand, ein vertrauenswürdiges Unternehmen zu sein. Diese Betrügereien nutzen das Vertrauen und die Dringlichkeit aus, so dass Sie leicht zum Opfer werden können, wenn Sie nicht vorsichtig sind.

Die Wichtigkeit der Überprüfung von E-Mail-Absendern

Cyberkriminelle geben sich oft als vertrauenswürdige Marken aus, indem sie offiziell aussehende Logos und E-Mail-Adressen verwenden, die den echten sehr ähnlich sind. Im Jahr 2023 entstand den USA ein finanzieller Gesamtschaden von 12,5 Milliarden USD durch Cyberkriminalität, was die steigende Rate der Cyberkriminalität verdeutlicht. Die Überprüfung von E-Mail-Absendern kann dazu beitragen, dass Sie nicht Teil dieser Statistik werden.

• Verhindert finanzielle Verluste: Betrüger fügen bösartige Links ein, die Zahlungen oder sensible Finanzdaten verlangen.
• Schützt vor Identitätsdiebstahl: Betrüger fragen oft nach Sozialversicherungsnummern, Telefonnummern oder Wohnadressen.
• Stoppt Malware-Infektionen: Einige E-Mails enthalten bösartige Anhänge, die Ihr Gerät beim Öffnen infizieren.

Wie kann man gefälschte Auftragsbestätigungen erkennen?

1. Verdächtige Absender-E-Mail-Adresse

Gefälschte Auftragsbestätigungs-E-Mails stammen oft von E-Mail-Adressen, die sich als seriöse Unternehmen ausgeben, aber nicht ganz echt sind.

Betrüger verwenden E-Mail-Adressen, die legitim erscheinen, aber subtile Fehler aufweisen, wie z. B.: 

• Öffentliche Domänen (z. B. [email protected] statt @vendorname.com)
• Falsch geschriebene Domains (z. B. @vendrnam.com)
• Zusätzliche Zeichen (z. B. @vendorname1.com oder @vendorname$.com)
• Hinzugefügte Wörter (z. B. @vendornameservice.com)

Überprüfen Sie die Original-Domain des Anbieters auf seiner Website oder in Ihren Dateien, und Sie werden wissen, ob es sich um 

wirklich.

2. Unerkennbare/unerwartete Auftragsmeldungen

Wenn Sie das Unternehmen nie wegen eines Kaufs kontaktiert haben, aber eine Auftragsbestätigung per E-Mail erhalten haben, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Fälschung. Überprüfen Sie einfach Ihren Bestellverlauf auf der Website des Unternehmens, und Sie werden eine Antwort erhalten. Kein seriöses Unternehmen wird versuchen, Ihnen irrtümlich etwas zu schicken.

3. Schlechte Grammatik und Formatierung 

Wenn ein professionelles Unternehmen eine E-Mail versendet, ist der Inhalt kurz und prägnant, fehlerfrei und sogar personalisiert.

Wenn der Inhalt Rechtschreibfehler, grammatikalische Fehler, umständliche Formulierungen oder eine allgemeine Begrüßung mit "Sehr geehrte Damen und Herren" anstelle des Firmennamens oder Ihres Namens enthält, handelt es sich um einen Betrug.

Schlechte Formatierung, z. B. inkonsistente Schriftgröße und -art sowie veränderte Abstände und Ausrichtungen, sind ebenfalls ein Problem.

Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie sie sehen:

• Rechtschreibfehler oder unglückliche Formulierungen
• Allgemeine Begrüßungen wie "Sehr geehrter Herr/Frau" anstelle Ihres Namens
• Inkonsistente Schriftarten, falsch ausgerichteter Text oder ungewöhnliche Abstände

4. Bedrohungen und Dringlichkeiten

Kriminelle nähren sich von den Ängsten der Menschen. Wenn also ein Satz Sie zu sofortigem Handeln auffordert oder Dringlichkeit erzeugt, ist das ein weiteres Warnsignal. Achten Sie auf Formulierungen wie "Ihr Konto wird gelöscht" oder "Klicken Sie hier, um die Stornierung Ihres Kontos oder Ihrer Bestellung zu vermeiden".

Echte Unternehmen würden eine solche Sprache niemals ohne angemessene Begründung verwenden.

5. Verdächtige Links

Cyberkriminelle versenden oft skizzenhafte Links mit Malware. Wenn Sie einen Link in Ihrer E-Mail finden, fahren Sie mit der Maus über ihn. Daraufhin wird die echte URL angezeigt. Wenn dieser Link nicht zu dem eigentlichen Unternehmen führt, ist das ein weiteres Warnzeichen.

6. Falsche oder fehlende Zahlungsdaten

Wenn Sie eine Bestellung aufgegeben haben und dann diese Bestätigungs-E-Mail erhalten, kann es knifflig werden. Überprüfen Sie die Zahlungsdaten, z. B. die letzten Zahlen auf Ihrer Debit-/Kreditkarte. Wenn diese falsch sind oder fehlen, handelt es sich um einen Betrug.  

Wie Sie sich vor gefälschten Auftragsbestätigungs-E-Mails schützen können

1. Wachsam bleiben 

Der erste Schritt, um sich vor gefälschten Auftragsbestätigungs-E-Mails zu schützen, besteht darin, immer auf die sechs oben genannten Anzeichen zu achten. Wenn Sie eines davon bemerken, ist es besser, vorsichtig zu sein.

2. Niemals sofortige Maßnahmen ergreifen

Auch wenn Sie neugierig sind, klicken Sie niemals auf die Links, die in zweifelhaften E-Mails enthalten sind. Wenn Sie aufgefordert werden, etwas aus der E-Mail oder einer App herunterzuladen, tun Sie das ebenfalls nicht. Überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie finanzielle Informationen weitergeben. Sie sollten ihnen auch nicht antworten.

3. Kontaktieren Sie das Unternehmen direkt

Prüfen Sie, ob Sie eine Bestellung bei dem Unternehmen aufgegeben haben, um dies einmal zu überprüfen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich direkt an den offiziellen Kundendienst des Unternehmens oder haben Sie eine direkte Telefonnummer des Unternehmens.

4. Implementierung von Sicherheitstools und E-Mail-Schutz 

Schützen Sie sich vor Bestellbestätigungs-Spam, indem Sie einen zuverlässigen E-Mail-Spamfilter verwenden. Optimieren Sie zunächst die Spam-Einstellungen, um alle verdächtigen E-Mails zu filtern. Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, verwenden Sie CAPTCHA auf Ihrer E-Commerce-Website, um automatische Spam-Versuche abzuwehren. Sie können auch die Web Application Firewall ausprobieren. Sie blockieren verdächtige Aktivitäten, noch bevor sie Ihren Posteingang erreichen.

Hier finden Sie einige Sicherheitstools und -techniken, die Sie einsetzen können:

• Spam-Filter und Anti-Malware-Software: Hilft beim Herausfiltern gefälschte Emails.
• E-Mail-Authentifizierung: DMARC, SPF & DKIM E-Mail-Spoofing verhindern.
• Zuverlässige Sicherheitssoftware: Beispiele sind Microsoft Defender für Office 365, Proofpoint und Cisco Secure Email.
• Verschlüsselte digitale Visitenkarten: Die Investition in eine digitale Visitenkarte mit starker Verschlüsselung kann die Sicherheit bei der Kontaktaufnahme mit neuen Fachleuten erhöhen. Diese Karten sind oft mit der Google-Firewall und SSL-Verschlüsselung integriert, um sensible Daten zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern.

5. Verdächtige E-Mails melden 

Wenn Sie wissen, dass eine E-Mail von einem Betrüger stammt, melden Sie sie sofort den zuständigen Stellen. Sie können sie melden an:

• Federal Trade Commission durch Einreichen einer Beschwerde auf ftc.gov/complaint
• Internet Crime Complaint Center durch Einreichen eines Berichts unter ic3.gov
• den E-Mail-Provider, indem Sie auf die Funktion "Spam melden" klicken

Blockieren Sie schließlich die E-Mail des Absenders.

6. Aktivieren Sie die Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA)

Schützen Sie alle Online-Konten durch die Aktivierung von 2FA. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für diese Konten. Selbst wenn Sie auf etwas klicken oder sensible Daten freigeben, können sie nicht ohne Überprüfung auf Ihr Konto zugreifen.

7. Informieren Sie Ihr Umfeld

Wenn Sie eine Privatperson sind, informieren Sie Ihre Familie, Ihre Freunde und Ihre Arbeitskollegen. Wenn Sie ein Unternehmen leiten, schulen Sie Ihr Team.

Informieren Sie zum Beispiel über die üblichen Anzeichen für betrügerische Strategien und stellen Sie sicher, dass jeder die Anzeichen für eine gefälschte Auftragsbestätigung kennt. Sagen Sie ihnen, dass sie für alle Online-Konten sichere Passwörter mit einer Mischung aus Zahlen und Sonderzeichen erstellen sollen.  

Erinnern Sie sie daran, gelegentlich ihre Bankkonten und Kartenabrechnungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine unberechtigten Transaktionen stattfinden. Falls es welche gibt, sollten Sie sofort Maßnahmen ergreifen.

Die Unternehmen sollten ein klares Protokoll zur Auftragsbestätigung an den Wänden aushängen.

Indem Sie diese Informationen weitergeben, machen Sie Ihre Mitmenschen weniger anfällig für diese Art von Betrug.

Endnote

Gefälschte Auftragsbestätigungs-E-Mails sind auf dem Vormarsch und stellen eine ernsthafte Bedrohung dar, die nicht ignoriert werden darf. Bleiben Sie mit diesen Strategien wachsam, um sich und Ihre Mitmenschen zu schützen. 

Auch wenn es zusätzliche Anstrengungen erfordert, ist Wachsamkeit der Schlüssel zur Verhinderung von Betrug und zum Schutz sensibler Daten. Seien Sie bei verdächtigen E-Mails vorsichtig, investieren Sie in die richtigen Sicherheitstools und klären Sie Ihr Umfeld auf. Bleiben Sie also informiert und bewahren Sie Ihre digitalen Güter sicher auf!

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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