Wie Sie Ihren E-Mail-Server sichern: 15 wichtige Schritte

E-Mail-Server sind einer der häufigsten Einstiegspunkte für Hacker, um sich Zugang zu einem Unternehmen zu verschaffen. Ein einziger Einbruch kann sensible Daten preisgeben, Ihren Ruf schädigen und den täglichen Betrieb stören. Mit Internetkriminalität stellt sich nicht die Frage, ob Ihr E-Mail-Server zum Ziel wird, sondern wann.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie Ihren E-Mail-Server sichern können. Ein sicherer E-Mail-Server schützt die Daten Ihres Unternehmens vor Hackern, Diebstahl, Viren und anderen Bedrohungen und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Geschäftskontinuität. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die besten Methoden vor, mit denen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation schützen können.

Wie Sie Ihren E-Mail-Server sichern

Der Schutz des E-Mail-Servers selbst ist die erste Verteidigungslinie gegen Cyberangriffe. Viele Angriffe beginnen nicht mit raffinierten Angriffen, sondern mit schwachen Konfigurationen, veralteten Systemen oder mangelnder Sicherheitshygiene. Deshalb ist die Sicherung des Servers in seinem Kern für jedes Unternehmen entscheidend, unabhängig von seiner Größe.

Die folgenden Best Practices sind eine praktische Checkliste zur Stärkung des Schutzes auf Serverebene. Sie decken das Wesentliche ab, wie Authentifizierung, Verschlüsselung, Überwachung und sogar menschliche Faktoren, und helfen Ihnen, eine sichere Grundlage für eine sichere und zuverlässige E-Mail-Kommunikation zu schaffen.

1. Durchsetzung strenger Passwortrichtlinien

Schwache oder gestohlene Kennwörter sind nach wie vor eine der Hauptursachen für Verstöße gegen E-Mail-Server. Während sich ältere Empfehlungen auf häufige, erzwungene Passwortänderungen konzentrierten, legen moderne Best Practices den Schwerpunkt auf intelligentere Sicherheit. Verwenden Sie statt regelmäßiger Rücksetzungen schwarze Listen, um häufig verwendete oder kompromittierte Passwörter zu sperren, und verlangen Sie Rücksetzungen nur, wenn ein Verstoß vermutet wird.

Die Benutzer sollten außerdem lange Passwörter oder Passphrasen erstellen, da die Länge einer der wichtigsten Faktoren ist, um das Knacken von Anmeldedaten zu erschweren. Kombinieren Sie dies mit einer Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen für zusätzlichen Schutz.

2. Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Selbst das stärkste Passwort kann durch Phishing, Malware oder Datenlecks gestohlen werden. Deshalb ist die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eine der effektivsten Methoden zur Sicherung von E-Mail-Konten. Bei der 2FA müssen Benutzer einen zusätzlichen Identitätsnachweis erbringen, z. B. einen einmaligen Code, bevor sie auf ihr Konto zugreifen können.

Diese zusätzliche Ebene stellt sicher, dass sich Angreifer, selbst wenn sie ein Passwort erlangen, ohne den zweiten Faktor nicht anmelden können. Zu den gängigen und zuverlässigen Authentifizierungsanwendungen gehören Google Authenticator und Microsoft Authenticator, die zeitbasierte Codes für eine sichere Anmeldung generieren.

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3. Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung

Ziehen Sie die folgenden Verschlüsselungsmethoden für eine sichere E-Mail Server:

• TLS (Transport Layer Security): Implementieren Sie TLS-Protokolle, um Daten während der Übertragung zwischen Servern und Clients zu verschlüsseln. Dies schützt sensible Informationen vor dem Abfangen durch böswillige Organisationen und gewährleistet die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer E-Mail-Kommunikation.
• MTA-STS (Mail Transfer Agent Strict Transport Security): Konfigurieren Sie MTA-STS so, dass Anbieter von E-Mail-Diensten ihre Unterstützung für TLS-Verschlüsselung für von ihren Servern gesendete E-Mails erklären können, um eine sichere Server-zu-Server-Kommunikation zu gewährleisten.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Erweitern Sie die Verschlüsselung auf die Ende-zu-Ende-Ebene, um sicherzustellen, dass nur der vorgesehene Empfänger den Inhalt entschlüsseln kann. Diese fortschrittliche Sicherheitsmaßnahme bietet eine zusätzliche Schutzebene, die besonders wichtig ist, wenn sensible oder vertrauliche Daten per E-Mail übertragen werden.

4. Aktivieren Sie SPF, DKIM und DMARC

Die Implementierung robuster E-Mail-Authentifizierungsprotokolle ist unerlässlich, um E-Mail-Spoofing- und Phishing-Angriffe zu verhindern, die häufig zur Gefährdung der Sicherheit führen.

• SPF (Sender Policy Framework): Mit diesem Protokoll können Domänenbesitzer angeben, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen ihrer Domäne zu versenden. Es verwendet TXT-Einträge in DNS, um autorisierte Hosts zu definieren. Die empfangenden Server überprüfen diesen Eintrag, um die Legitimität des Absenders zu verifizieren.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM fügt ausgehenden E-Mails mithilfe von Public-Key-Kryptographie eine digitale Signatur hinzu. Diese Signatur bestätigt, dass die E-Mail von einer autorisierten Quelle gesendet wurde und dass der Inhalt der Nachricht während der Übermittlung nicht manipuliert worden ist.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC baut auf SPF und DKIM auf. Es erfordert einen Abgleich zwischen der Domäne im "From"-Header und den durch SPF und/oder DKIM verifizierten Domänen. DMARC ermöglicht es Domänenbesitzern außerdem, eine Richtlinie (z. B. Ablehnen, Quarantäne, keine) für E-Mails festzulegen, die die Authentifizierung nicht bestehen, und ermöglicht die Berichterstattung über die Ergebnisse der E-Mail-Authentifizierung.

Durch die Integration dieser grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen in Ihre E-Mail-Infrastruktur schaffen Sie eine solide Grundlage, die das Risiko eines unbefugten Zugriffs und einer Datenkompromittierung erheblich verringert. Diese Maßnahmen tragen gemeinsam zu einem proaktiven und widerstandsfähigen E-Mail-Sicherheitsrahmen und schließlich zu einem sicheren E-Mail-Server bei.

5. Regelmäßige Software-Updates und Patch-Management

Veraltete Software und nicht gepatchte Schwachstellen sind ein häufiges Einfallstor für Angreifer. Eine gute Patch-Management-Strategie stellt sicher, dass Ihr E-Mail-Server stets gegen bekannte Bedrohungen geschützt ist. Zu den wichtigsten Praktiken gehören:

• • Automatisieren, wenn möglich: Verwenden Sie automatisierte Tools, um kritische Updates schnell zu erkennen und zu verteilen.
  • Testen vor dem Einsatz: Validieren Sie Patches in einer Staging-Umgebung, um Unterbrechungen zu vermeiden.
  • Auf dem Laufenden bleiben: Abonnieren Sie die Sicherheitsbulletins der Hersteller, um über neue Schwachstellen informiert zu sein.

6. Firewalls konfigurieren

Eine ordnungsgemäß konfigurierte Firewall filtert bösartigen Datenverkehr heraus und verhindert unbefugten Zugriff. Sie dient als Barriere zwischen Ihrem internen Netzwerk und externen Bedrohungen. Daher sollten Sie die Firewall-Regeln regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um mit den Änderungen in Ihrer Netzwerkumgebung und neuen Sicherheitsbedrohungen Schritt zu halten. 

Wenden Sie diese Grundsätze anstelle allgemeiner Regeln an:

• Implementierung einer "default-deny"-Regel: Blockieren Sie standardmäßig den gesamten Datenverkehr und lassen Sie nur zu, was ausdrücklich erforderlich ist.
• Beschränkung des administrativen Zugriffs: Beschränken Sie die Verwaltungsanschlüsse nur auf vertrauenswürdige IP-Adressen.
• Filter für ausgehenden Verkehr: Kontrollieren Sie, welcher Datenverkehr Ihr Netzwerk verlässt, um eine Datenexfiltration zu verhindern.

7. sichere E-Mail-Gateways (SEG) einrichten

Ein Secure Email Gateway bietet zusätzlichen Schutz, indem es gefährliche Inhalte herausfiltert, bevor sie den Posteingang erreichen. Neben Spam blockieren SEGs auch bösartige Links, infizierte Anhänge, Phishing-Versuche und andere schädliche Inhalte, die Ihr System gefährden können.

8. Einsatz von Systemen zur Erkennung und Verhinderung von Eindringlingen (IDPS)

Intrusion Detection and Prevention Systems überwachen den Netzwerkverkehr und reagieren auf verdächtiges Verhalten. Sie arbeiten auf zwei Arten:

• Erkennung von Bedrohungen (IDS): Identifizieren Sie ungewöhnliche Verkehrsmuster, Richtlinienverstöße oder bekannte Angriffssignaturen.
• Verhinderung von Bedrohungen (IPS): Automatisches Blockieren oder Eindämmen bösartiger Aktivitäten, bevor sie kritische Systeme erreichen.

9. Anwendung von DNSBL- und RBL-Prüfungen

Bevor Ihr Server eine eingehende E-Mail annimmt, kann er die IP-Adresse des Absenders mit öffentlichen DNS-basierten Blackhole-Listen (DNSBL) oder Echtzeit-Blackhole-Listen (RBL) vergleichen. Auf diese Weise lassen sich Spam und bösartige E-Mails aus bekannt schlechten Quellen blockieren.

Die Verwendung einer gut gepflegten, seriösen RBL ist von entscheidender Bedeutung, da schlecht verwaltete Listen zu Fehlalarmen führen können, während aktuelle Listen die Genauigkeit erhöhen und Junk-Mails reduzieren.

Erlauben Sie SURBL, den Inhalt von Nachrichten zu validieren

Erlauben Sie SURBL (Spam URI Real-time Block List), den Inhalt von Nachrichten zu überprüfen. SURBL überprüft URLs in E-Mail-Nachrichten anhand von Listen bekannter Spam- oder bösartiger Websites. Wenn eine URL übereinstimmt, kann die E-Mail blockiert werden. Diese Technik überprüft den E-Mail-Inhalt und bietet eine andere Filterebene als IP-basierte Listen und hilft beim Schutz vor Malware und Phishing-Links. Beachten Sie, dass nicht alle Mailserver SURBL unterstützen.

11. Implementierung von Domain Name System Security Extensions (DNSSEC)

DNSSEC fügt dem DNS-System selbst eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu und stellt sicher, dass die von Ihrem E-Mail-Server empfangenen DNS-Informationen authentisch sind und nicht manipuliert wurden. Dies trägt dazu bei, DNS-Spoofing-Angriffe zu verhindern, bei denen Angreifer DNS-Informationen ändern, um Benutzer böswillig umzuleiten. Die Implementierung von DNSSEC ist entscheidend für das zuverlässige Funktionieren anderer Sicherheitsmaßnahmen wie TLS-Verschlüsselung und SPF/DMARC-Einträge.

Indem Sie sich mit diesen Elementen Ihrer E-Mail-Server-Infrastruktur befassen, schaffen Sie einen robusten Verteidigungsmechanismus, der ein Spektrum potenzieller Bedrohungen abwehrt und den Datenschutz, die Integrität und die Verfügbarkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation sicherstellt.

12. Regelmäßige Überwachung der Serverprotokolle

Serverprotokolle sind eines der wertvollsten Instrumente zur Erkennung von Frühwarnzeichen eines Angriffs. Durch die Analyse von Protokollen können Sie verdächtige Aktivitäten erkennen, bevor sie eskalieren. Verfolgen Sie fehlgeschlagene Anmeldeversuche, plötzliche Spitzen bei ausgehendem Spam oder ungewöhnliche Datenverkehrsmuster, die auf eine Gefährdung hindeuten könnten.

Deshalb sollten Sie das tun:

• • Verwenden Sie automatische Protokollanalysetools, um Anomalien schneller zu erkennen.
    Speichern Sie Protokolle bei Bedarf sicher für forensische Untersuchungen.
  • Nutzung der Erkenntnisse aus der Protokollüberwachung zur Stärkung künftiger Sicherheitsrichtlinien.

13. Regelmäßige Backups durchführen

Backups sind Ihr Sicherheitsnetz gegen Ransomware, versehentliches Löschen oder katastrophale Systemausfälle. Ohne sie kann eine Wiederherstellung unmöglich sein.

Um vorne zu bleiben, müssen Sie:

• • Führen Sie Backups täglich oder wöchentlich durch, je nach Sensibilität Ihrer Daten.
  • Speichern Sie Kopien sowohl vor Ort für eine schnelle Wiederherstellung als auch offsite für die Ausfallsicherheit.
  • Verschlüsseln Sie alle Backups zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.
  • Testen Sie die Wiederherstellung von Sicherungskopien regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Daten wiederhergestellt werden können, wenn sie am dringendsten benötigt werden.

14. Erstellung eines Reaktionsplans für Zwischenfälle

Ein Notfallplan stellt sicher, dass Ihr Unternehmen im Falle eines Sicherheitsverstoßes schnell und effektiv reagieren kann. Er sollte Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren, damit jedes Teammitglied seine spezifischen Aufgaben im Krisenfall kennt. Ebenso wichtig ist die Dokumentation von Kommunikationsprotokollen, sowohl für die interne Koordination als auch für die Unterrichtung externer Interessengruppen. 

Um wirksam zu bleiben, muss der Plan regelmäßig durch Übungen getestet und aktualisiert werden, wenn neue Bedrohungen auftauchen. Darüber hinaus sollten die Unternehmen ihre rechtlichen und Compliance-Verpflichtungen berücksichtigen, einschließlich der Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle.

15. Schulung der Mitarbeiter zu Sicherheitspraktiken

Der Faktor Mensch bleibt eine der häufigsten Schwachstellen in der E-Mail-Sicherheit. Mitarbeiter müssen kontinuierlich geschult werden, um Phishing-Versuche zu erkennen, verdächtige Nachrichten effektiv zu behandeln und Bedrohungen umgehend zu melden. Die Sensibilisierung für Phishing sollte bereits bei der Einarbeitung beginnen und durch regelmäßige Auffrischungsschulungen verstärkt werden. 

Die Schulung sollte über technische Anweisungen hinausgehen und eine Kultur des Cybersecurity-Bewusstseins kultivieren, in der sich jedes Teammitglied für den Schutz der Unternehmensdaten verantwortlich fühlt. Indem Unternehmen Sicherheit zur zweiten Natur machen, verringern sie die Wahrscheinlichkeit, dass menschliches Versagen zu schweren Cybersicherheitsverletzungen führen.

Häufige Bedrohungen für E-Mail-Server

E-Mail-Server gehören zu den häufigsten Zielen von Cyberkriminellen, da sie sensible Geschäftsdaten verarbeiten und einen direkten Kanal zu Mitarbeitern, Partnern und Kunden darstellen. Angriffe beginnen oft mit Phishing-E-Mails, die Benutzer dazu verleiten sollen, Anmeldedaten preiszugeben oder auf bösartige Links zu klicken, die Malware oder Ransomware in das System einschleusen können. Einmal im System, können die Angreifer Dateien gegen Lösegeld sperren oder unbemerkt wertvolle Informationen abgreifen.

Neben Phishing und Malware sind Brute-Force- und Credential-Stuffing-Angriffe nach wie vor weit verbreitet, bei denen Hacker versuchen, durch Erraten oder Wiederverwenden gestohlener Kennwörter in Konten einzudringen. Auch Business Email Compromise (BEC), bei dem sich Angreifer als Führungskräfte oder vertrauenswürdige Kontakte ausgeben, um Unternehmen zu betrügen, hat stark zugenommen. Nicht alle Risiken kommen von außen. Insider-Bedrohungen und unvorsichtige oder ungeschulte Mitarbeiter können unbeabsichtigt Systeme gefährden, indem sie sensible Daten falsch handhaben oder Sicherheitsrichtlinien ignorieren.

Wie funktioniert ein sicherer E-Mail-Server?

Ein sicherer E-Mail-Server funktioniert wie ein vertrauenswürdiges Postsystem für Ihr Unternehmen: Er überprüft den Absender, kontrolliert den Inhalt, sperrt den Umschlag und sorgt dafür, dass nur der vorgesehene Empfänger ihn öffnen kann. Jede Schutzschicht ist darauf ausgelegt, Angreifer in verschiedenen Phasen zu stoppen und Ihre Kommunikation sicher zu halten.

Der Prozess beginnt mit Authentifizierungsprotokollen wie SPF, DKIM und DMARCdie sicherstellen, dass die E-Mails tatsächlich von Ihrer Domäne und nicht von einem Nachahmer stammen. Anschließend nutzt der Server Filtersysteme wie Secure Email Gateways und RBL-Checks, um Spam, Phishing-Versuche, bösartige Links und verdächtige Anhänge zu blockieren, bevor sie den Posteingang erreichen. Darüber hinaus sorgt die Verschlüsselung dafür, dass der Inhalt von Nachrichten, selbst wenn sie während der Übertragung abgefangen werden, ohne die richtigen Schlüssel unlesbar bleibt. Zur Vereinfachung können Sie sich die Verschlüsselung so vorstellen, dass Sie Ihren Brief in einem verschlossenen Umschlag verschließen, zu dem nur der Empfänger den Schlüssel hat.

Weitere Schutzmaßnahmen wie Firewalls, Systeme zur Erkennung von Eindringlingen und die Überwachung von Protokollen verstärken den Schutz, indem sie auf ungewöhnliche Aktivitäten achten und potenzielle Verstöße in Echtzeit blockieren. 

Zusammen schützen diese Maßnahmen die Daten Ihres Unternehmens vor Hackern, Viren und Insider-Fehlern und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften, die Geschäftskontinuität und das Vertrauen Ihrer Kunden.

Ihr Leitfaden für E-Mail-Server-Sicherheit

Die Sicherung Ihres E-Mail-Servers ist einer der wirksamsten Schritte, die Sie zum Schutz Ihres Unternehmens unternehmen können. Durch die Kombination von starker Authentifizierung, Verschlüsselung, Überwachung und Sensibilisierung der Mitarbeiter schaffen Sie mehrere Verteidigungsebenen, die verhindern, dass Bedrohungen echten Schaden anrichten. Diese Maßnahmen schützen nicht nur sensible Daten, sondern gewährleisten auch die Einhaltung von Vorschriften, die Geschäftskontinuität und das Vertrauen der Kunden.

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Häufig gestellte Fragen

Wie können Hacker auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen?

Hacker nutzen häufig schwache oder wiederverwendete Kennwörter, Phishing-Angriffe, Malware oder Techniken zum Einschleusen von Anmeldedaten unter Verwendung gestohlener Anmeldedaten.

Welche E-Mail kann nicht gehackt werden?

Keine E-Mail ist zu 100 % hacksicher, aber sichere E-Mail-Dienste mit Verschlüsselung, starker Authentifizierung und mehreren Sicherheitsebenen verringern das Risiko erheblich.

Was ist der Unterschied zwischen einer sicheren E-Mail und einer normalen E-Mail?

Eine sichere E-Mail ist verschlüsselt, authentifiziert und gefiltert, um unbefugten Zugriff zu verhindern, während eine normale E-Mail anfälliger für Abfangen, Spoofing und Manipulationen ist.

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Ahona Rudra

Experte für Domain- und E-Mail-Sicherheit bei PowerDMARC

Ahona ist Marketing-Managerin bei PowerDMARC und verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Schreiben über Cybersicherheitsthemen, insbesondere im Bereich Domain- und E-Mail-Sicherheit. Ahona hat einen Postgraduierten-Abschluss in Journalismus und Kommunikation und ist seit 2019 in der Sicherheitsbranche tätig.

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