Warum sollten sich kleine Unternehmen um die E-Mail-Sicherheit kümmern?

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Erfahren Sie, warum E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen so wichtig ist und wie sie vor Cyber-Bedrohungen schützt.

von Ahona Rudra

Lesezeit: 6 min
Warum sollten sich kleine Unternehmen um die E-Mail-Sicherheit kümmern?
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E-Mail-Sicherheit ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Cyber-Bedrohungen wie Phishing zu vermeiden, Malwareund Ransomware. Diese Bedrohungen können zu Datenschutzverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung des Unternehmens führen.

Heute können kleine Unternehmen sich selbst und die sensiblen Daten ihrer Kunden schützen, indem sie Maßnahmen zur E-Mail-Sicherheit wie Verschlüsselung, Spam-Filter und Mitarbeiterschulungen einführen.

Enthüllung der Bedeutung der E-Mail-Sicherheit: Warum Unternehmen ihr jetzt mehr denn je Priorität einräumen müssen

E-Mail-Sicherheit ist die erste Verteidigungslinie gegen Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen. Als Unternehmer haben Sie wahrscheinlich sensible Informationen, die um jeden Preis geschützt werden müssen.

Im dritten Quartal 2022, waren Finanzinstitute das Ziel von 23 % der Phishing-Angriffe weltweit. Außerdem entfielen 17 % der Angriffe auf Webmail und webbasierte Softwaredienste. Damit waren sie die beiden Branchen, die im untersuchten Quartal am häufigsten Ziel von Phishing-Angriffen waren.

E-Mail-Sicherheitssoftware kann Ihnen dabei helfen, insbesondere wenn Sie mit einem schlanken Geschäftsmodell oder einem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product) beginnen. Die frühzeitige Implementierung von Sicherheit schützt sensible Daten, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Hier sind drei Gründe, warum Unternehmen in E-Mail-Sicherheit investieren sollten:

Schutz sensibler Informationen

Schutz vertraulicher Informationen wie Kundendaten, Bankkontonummern und geistiges Eigentum. Ansonsten ist es nur eine Frage der Zeit, bis Hacker Ihr Unternehmen angreifen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft Ihnen, Ihre sensiblen Daten vor unbefugten Nutzern zu schützen.

Verhinderung von Cyberangriffen

Die Zahl der Angriffe auf die Cybersicherheit nimmt zu. Deshalb Schutz Ihres Unternehmens vor diesen Angriffen so gut wie möglich zu schützen. E-Mail-Sicherheitssoftware kann dazu beitragen, dass Hacker nicht auf die Daten Ihres Unternehmens zugreifen können. Diese Software verhindert wirksam Phishing-Betrug und andere betrügerische Methoden.

Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) verpflichtet Unternehmen zum Schutz der personenbezogenen Daten ihrer Kunden. Außerdem müssen sie Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Entdeckung melden. 

E-Mail-Sicherheit kann Ihnen helfen, diese beiden Anforderungen zu erfüllen. E-Mail-Sicherheits-Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Kommunikation zu verfolgen und zu überwachen. Beispiel: A hilft Ihnen, die E-Mail-Authentifizierung auf einer zentralisierten Plattform zu verfolgen.

Den Ruf des Unternehmens wahren

E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der Kommunikationsstrategie eines jeden Unternehmens. Daher kann die Sicherung von E-Mails für den Ruf eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. An dieser Stelle kommt die Bedeutung eines Geschäftsplans ins Spiel. Ein gut durchdachter Plan umfasst Maßnahmen für die E-Mail-Sicherheit und hilft Unternehmen, potenzielle Schäden für ihre Glaubwürdigkeit zu vermeiden.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine E-Mail mit einem eingebetteten Phishing-Link versendet, würde das Ihre Marke in ein schlechtes Licht rücken. Ihre Kunden könnten das Vertrauen in Sie verlieren und sich von Ihren Diensten abmelden. Außerdem ist es immer ratsam, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die individuelle Software entwickeln oder MVP-Unternehmen zu arbeiten, die sich durch Sicherheit und Zuverlässigkeit auszeichnen.

In E-Mail-Konten werden häufig Geschäftsdaten gespeichert. Dazu gehören Kundeninformationen, Mitarbeiterdaten, Geschäftspläne und Finanzdaten. Wenn Hacker in Ihre E-Mails eindringen, riskieren Sie die rechtliche Haftung für die Weitergabe vertraulicher Informationen.

Viele Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die Regierung haben strenge Compliance-Vorschriften. Diese Vorschriften zielen darauf ab, sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Sie können haftbar gemacht werden, wenn diese Vorschriften aufgrund fehlender E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen nicht eingehalten werden. Darüber hinaus ist es für medizinische Kodierungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, robuste E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um diese Vorschriften einzuhalten und sensible Daten wirksam zu schützen.

Um Ihr Unternehmen noch besser vor rechtlichen Verpflichtungen und Sanktionen zu schützen:

  1. Die Gründung Ihres Unternehmens als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) kann eine zusätzliche Schutzschicht bieten.
  2. Dies zeigt Ihr Engagement für die Risikominderung. Es hilft Ihnen auch bei der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen wie dem CAN-SPAM-Gesetz in den Vereinigten Staaten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in einem der Bundesstaaten ansässig sind, wie z. B. eine LLC in Texas Staat.
  3. Im Verhältnis zu den möglichen Vorteilen der Absicherung sind die Kosten einer LLC für ein neues Unternehmen überschaubar. Sie können unter bestimmten Umständen sogar steuerlich anerkannt werden.

Schutz des geistigen Eigentums und anderer vertraulicher Informationen

Tools zur Verhinderung von Datenverlusten (DLP) können zum Schutz vor Datenlecks beitragen. Sie scannen E-Mails auf sensible Schlüsselwörter wie Kreditkarten- oder Sozialversicherungsnummern.

DLPs überwachen auch Dateianhänge, z. B. Dokumente mit Geschäftsgeheimnissen, Pläne zur Produkteinführung oder sogar eine Rechnungsvorlage für MS Word. Diese Dokumente sollten nicht außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden. Man kann sie erst freigeben, wenn die relevanten Interessengruppen ihre Zustimmung erteilt haben.

Schutz für Ihr kleines Unternehmen: Die besten Tipps zur E-Mail-Sicherheit, um Cyber-Bedrohungen abzuwehren

Die sicherste E-Mail-Lösung ist die, die Sie nicht benutzen.

Aber wenn Sie E-Mails senden und empfangen, sollten Sie sich der Sicherheitsrisiken bewusst sein.

Laut der Studiesind auch Phishing-Versuche, die nicht auf E-Mails basieren, auf dem Vormarsch. Quishing (QR-Code-Phishing), Smishing (SMS-Phishing) und Vishing (Voice-Phishing), um nur einige zu nennen!

Im Folgenden finden Sie einige E-Mail-Sicherheitstipps zum Schutz Ihres Unternehmens vor Spam, Phishing und anderen Bedrohungen:

DMARC-Abgleich aktivieren

Dies ist ein guter erster Schritt zur Umsetzung bewährter Verfahren für die E-Mail-Sicherheit. DMARC hilft dabei, Spoofing zu verhindern, indem es Ihnen ermöglicht, ISPs mitzuteilen, was mit E-Mails zu tun ist, die SPF- oder DKIM-Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.

Sie können zwischen Richtlinien wie Quarantäne und Ablehnung wählen. Sie tragen dazu bei, dass Ihre Domänen angemessen geschützt sind. Sie dienen auch als Schutz vor Phishing- und Spoofing-Angriffen.

SPF- und DKIM-Einträge verwenden

SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind weitere Header, die zum Schutz Ihrer Domain beitragen können. In Kombination mit DMARC ermöglichen beide eine stärkere Authentifizierung.

SPF verwendet eine Absenderautorisierung, während DKIM kryptografische Signaturen verwendet, um Nachrichten von Ihrer Domäne zu validieren. Sie überprüfen, ob E-Mails rechtmäßig von jemandem aus Ihrem Team oder von einer autorisierten dritten Partei gesendet wurden. 

Einsatz von Advanced Threat Protection (ATP)

Wenn Sie noch nicht über ATP verfügen, sollten Sie es als ein wesentliches Element zum Schutz Ihres Netzwerks vor Malware und Viren betrachten. ATP überwacht alle eingehenden E-Mails, Anhänge und URLs und sucht nach Anzeichen für verdächtige Aktivitäten. 

Es kann auch bösartige Anhänge blockieren, bevor sie den Posteingang der Mitarbeiter erreichen. Hierfür wird eine Methode namens "Sandboxing" verwendet. Dabei werden verdächtige Dateien in einer virtuellen Umgebung analysiert, bevor sie im Netzwerk zugelassen werden.

Verstärken Sie die E-Mail-Sicherheit mit BIMI und geprüften Logos

BIMI bietet einen standardisierten Mechanismus für Unternehmen, um ihr Markenlogo anzuzeigen. Das Logo wird neben der Betreffzeile der authentifizierten E-Mails angezeigt.

BIMI ist im Gegensatz zu anderen E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen auch für Nichttechniker leicht zu erkennen.

Außerdem verbessert es die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Es verhindert, dass sich Betrüger in Phishing-E-Mails als Ihr Unternehmen ausgeben. Phishing-E-Mails die auf Ihre Kunden abzielen.

Der DMARC-Standard für die E-Mail-Authentifizierung bildet die Grundlage für BIMI. Unternehmen müssen die DMARC-Authentifizierung implementieren, um einen BIMI-Datensatz zu erstellen. Der Datensatz enthält die URL für den Speicherort der Datei, die das Firmenlogo enthält, um BIMI zu verwenden.

Um das Branding-Potenzial von BIMI voll auszuschöpfen, wenden sich Unternehmen an AI-Logo Dienstleistungen zu. Diese können manchmal dabei helfen, Logos so zu ändern, dass sie den erforderlichen technischen Spezifikationen entsprechen.

E-Mail-Sandboxing verwenden

Sandboxing ermöglicht es IT-Experten, verdächtige E-Mails zu analysieren, ohne ihr Unternehmen einem Risiko auszusetzen. Bei diesem Verfahren werden gefährliche Nachrichten in einer separaten Umgebung isoliert. Die Informationen können dann analysiert werden, ohne andere Systeme oder Benutzer zu beeinträchtigen. 

So haben die IT-Teams Zeit, bösartige E-Mails zu untersuchen, bevor sie Teil des E-Mail-Verkehrs des Unternehmens werden. Dies kann dazu beitragen, Mitarbeiter vor Schaden zu bewahren. Außerdem wird so sichergestellt, dass legitime Nachrichten nicht ohne Grund blockiert oder unter Quarantäne gestellt werden.

Aktivieren Sie die E-Mail-Verschlüsselung für vertrauliche Informationen

Die Verschlüsselung dient nicht nur dem Schutz vertraulicher Daten bei der Übertragung. Sie kann auch zum Schutz vertraulicher Daten im Ruhezustand verwendet werden. Die Verschlüsselung von E-Mails schützt vor unbefugtem Zugriff durch Hacker oder andere böswillige Akteure. Diese könnten sich Zugang zu Ihrem Netzwerk verschaffen, um Sie auszunutzen. Das Beste daran ist, dass viele E-Mail-Anbieter diesen Dienst kostenlos anbieten - es gibt also keine Ausrede, ihn zu aktivieren!

Verbessern Sie den Schutz mit MTA-STS

Eine der effektivsten Methoden zur Verbesserung der E-Mail-Sicherheit ist die Aktivierung von MTA-STS. Dieses E-Mail-Sicherheitsprotokoll ist ein Schutz gegen Man-in-the-Middle-Angriffe. Es ermöglicht die Übertragung von Nachrichten über eine verschlüsselte Verbindung.

E-Mail-Weiterleitung und automatische Weiterleitung einschränken

Entfernen Sie unnötige Weiterleitungsoptionen auf Ihrem E-Mail-Server. So können nur autorisierte Mitarbeiter auf die Konten Ihres Unternehmens zugreifen. Wenn Sie Mitarbeitern die Weiterleitung von Nachrichten erlauben, konfigurieren Sie eine Firewall oder Sicherheitssoftware. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte Benutzer über die Ports 25 und 110 auf den Server zugreifen.

Automatisierung verwenden

Ein sicherer, geprüfter Geschäftsprozesswie zum Beispiel Online-Terminplanungkann auch kleine Unternehmen vor Bedrohungen der Cybersicherheit schützen. Sie können die Automatisierung mit Tools wie Marketing-Automatisierungstools. Dies kann das Risiko menschlicher Fehler verringern und die Prozesse effizienter und sicherer. Automatisierte Systeme können bösartige Aktivitäten erkennen und das Unternehmen vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen warnen.

Letzte Worte: Stärkung der Abwehrkräfte Ihres Unternehmens durch E-Mail-Sicherheit

Die E-Mail ist heute ein unverzichtbares Instrument für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie birgt jedoch auch erhebliche Sicherheitsrisiken, weshalb die E-Mail-Sicherheit für kleine Unternehmen höchste Priorität hat. Kleine Unternehmen können sensible Informationen schützen, Cyberangriffe verhindern und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, indem sie E-Mail-Sicherheitsmaßnahmen wie DMARC-, SPF- und DKIM-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erweiterten Schutz vor Bedrohungen implementieren.

Mitarbeiterschulungen, strenge Passwortrichtlinien und regelmäßige Sicherheitsprüfungen sind ebenfalls wichtig. Sie können dazu beitragen, die E-Mail-Sicherheit zu verbessern und das Risiko von Datenschutzverletzungen und finanziellen Verlusten zu verringern.

Durch Investitionen in die E-Mail-Sicherheit können kleine Unternehmen ihren Betrieb schützen. Sie können ihren Ruf und ihr Geschäftsergebnis schützen und der sich ständig weiterentwickelnden Bedrohungslandschaft einen Schritt voraus sein.

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