Как отправлять защищенные электронные письма в Outlook: пошаговое руководство

В настоящее время утечки данных и фишинг стали повсеместным явлением, поэтому отправка конфиденциальной информации по обычной электронной почте, честно говоря, сопряжена с огромным риском. Хорошая новость заключается в том, что в Outlook уже есть встроенные инструменты для защиты ваших сообщений, поэтому вам даже не нужно скачивать дополнительные приложения или использовать случайные сторонние программы.

Если вы отправляете юридический договор, банковские реквизиты или конфиденциальную медицинскую информацию, в этом руководстве подробно описано, как использовать функцию шифрования в Outlook для обеспечения конфиденциальности вашей деловой переписки. Если же вы хотите углубиться в технические детали, например, сравнить S/MIME и OME, ознакомьтесь с нашим руководством по шифрованию электронной почты в Outlook.

Что означает термин «безопасная электронная почта» в Outlook?

Безопасная электронная почта в Outlook означает, что ваше сообщение защищено как во время передачи по сети, так и при хранении в папке «Входящие». В основном она выполняет две основные функции:

• Шифрование: благодаря этому ваше письмо преобразуется в нечитаемый, зашифрованный формат, так что прочитать его сможет только тот, кому вы его действительно отправили.
• Контроль доступа: эта функция позволяет установить некоторые базовые правила, например, запретить собеседнику пересылать сообщения дальше или копировать то, что вы написали.

Хорошая новость заключается в том, что это работает с любым почтовым сервисом, и получателю не нужно устанавливать какое-то странное ПО, чтобы просто открыть то, что вы отправили.

Как отправить защищенное электронное письмо в Outlook (Microsoft 365 / Классическая версия)

Если вы используете настольную версию Outlook или стандартный интерфейс Microsoft 365, проще всего заблокировать сообщение через меню «Параметры ».

Пошаговая инструкция:

1. Откройте Outlook и нажмите «Новое письмо».

2. Перейдите на вкладку «Параметры ».

3. Нажмите кнопку «Зашифровать ».

Скриншот с официального сайта

4. Выберите любой из следующих вариантов:

• «Только шифрование»: при этом сообщение шифруется, но получатель может на него ответить или переслать его.
• «Не пересылать»: это шифрует сообщение и не позволяет получателю передавать его дальше.

Скриншот с официального сайта

5. Напишите сообщение и нажмите «Отправить».

Примечание: для этого требуется специальная подписка, например Microsoft 365 Business Premium или тарифный план Enterprise.

Что видит получатель

Если адресат вашего письма также использует Outlook, сообщение откроется в обычном режиме с небольшим значком замка. Если он пользуется другим сервисом, например Gmail, ему будет отправлена ссылка на защищенный портал. Затем он сможет войти в систему с помощью своей учетной записи Google или использовать одноразовый пароль, отправленный на его почту, чтобы прочитать письмо.

Используйте поле «Тема» для отправки защищенных писем

Многие компании настраивают правила обработки почты, чтобы ускорить работу. Эти правила запускают шифрование при обнаружении определённых слов.

Как пользоваться:

1. Создайте новое письмо.

2. В поле «Тема» введите [ENCRYPT], а затем добавьте текст темы.

3. Отправьте письмо, как обычно.

Это отличное решение, если вы хотите обеспечить безопасность, не переходя по меню. Просто имейте в виду, что эта функция работает только в том случае, если её настроил ваш ИТ-администратор. Сначала отправьте тестовое письмо на личный адрес, чтобы убедиться, что она работает в вашей организации.

Как отправлять вложения по электронной почте с помощью Outlook

Многие также спрашивают, останутся ли их файлы в безопасности. При шифровании письма в Outlook все вложенные файлы автоматически шифруются вместе с текстом сообщения.

Дополнительная защита с помощью этикеток с указанием степени конфиденциальности

Если в вашем офисе используются метки конфиденциальности, вы получаете ещё больше возможностей контролировать, что происходит с этими файлами:

1. В новом окне электронной почты нажмите «Чувствительность».

2. Выберите метку, например «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально».

3. Эти ярлыки могут автоматически шифровать письма и добавлять правила.

Вы также можете установить пароль на файл PDF или Excel перед тем, как его прикрепить.

Как работает защищенная почта Outlook с аутентификацией электронной почты

Шифрование защищает содержимое вашей почты, но не подтверждает личность отправителя. Именно поэтому протоколы SPF, DKIM и DMARC играют столь важную роль.

Хакер по-прежнему может «подделать» электронное письмо так, чтобы оно выглядело как отправленное вашим начальником, даже если используется шифрование. Чтобы предотвратить это, могут помочь такие сервисы, как PowerDMARC:

• Предотвратите подделку адресов: убедитесь, что почту от вашего домена отправляют только ваши авторизованные серверы.
• Улучшение доставки: письма, отправленные с аутентификацией, не попадают в папку «Спам».
• Прозрачность: используйте панель управления, чтобы точно видеть, кто отправляет письма от вашего имени.

Для полной настройки вы можете воспользоваться нашими руководствами по настройке DMARC для Office 365 и DKIM для Microsoft Office 365.

Распространенные проблемы с шифрованием в Outlook

Даже при использовании встроенных инструментов вы можете столкнуться с некоторыми техническими проблемами. Вот как их устранить:

• Получатель не может открыть письмо: как правило, ему приходится использовать резервный вариант с одноразовым кодом доступа, если у него нет учетной записи Microsoft.
• Кнопка неактивна: это происходит, если у вас персональный тарифный план «Семья» или администратор не присвоил вам соответствующую лицензию.
• Ошибка при обработке кода темы письма: метод [ENCRYPT] является ручным правилом. Если он не работает, это означает, что ваша ИТ-служба не включила данный триггер.
• Сбой доставки: если ваши защищенные письма не доходят, проверьте, не блокируют ли их настройки SPF, DKIM или DMARC.

Подведение итогов

Как только вы разберетесь, где находятся нужные кнопки, отправить защищенное письмо станет совсем просто. Независимо от того, выберете ли вы опцию шифрования или просто впишете слово «шифрование» в поле темы, вы сделаете все возможное для защиты своей личной информации. Это займет всего секунду, а это гораздо лучше, чем потом иметь дело с масштабной утечкой данных.

Шифрование защищает «конверт», но не всегда подтверждает, что именно вы его отправили. Если вы хотите защитить свою личность и убедиться, что ваши письма не затеряются в папке со спамом, вам нужно проверить настройки аутентификации.

Попробуйте наш анализатор DMARC, чтобы узнать, как PowerDMARC помогает предотвратить подделку адресов и повысить доставляемость вашей почты.

Часто задаваемые вопросы

Является ли почта Outlook безопасной по умолчанию?

Outlook использует протокол TLS для защиты электронных писем при передаче между серверами. Однако он не обеспечивает защиту сообщения после того, как оно попадает в папку «Входящие». Для этого необходимо воспользоваться кнопкой «Зашифровать» или другими сервисами шифрования электронной почты.

Шифруются ли письма в Outlook при передаче?

Outlook использует протокол TLS для обеспечения безопасности вашей почты во время передачи. Однако TLS защищает только сам «путь» передачи; он не может помешать кому-либо просто переслать письмо дальше, как только оно поступит в его почтовый ящик.

Как узнать, безопасна ли моя почта в Outlook?

Когда вы набираете сообщение, обратите внимание на значок замка или надпись «Зашифровано». Вы также можете перейти в меню «Настройки», а затем выбрать пункт «Шифрование», чтобы убедиться в этом.

Соответствует ли зашифрованная электронная почта Outlook требованиям HIPAA?

Это возможно! Для этого вам нужно лишь подписать соглашение о партнерстве с Microsoft и обеспечить шифрование всех данных, содержащих конфиденциальную медицинскую информацию. Также рекомендуется убедиться, что ваш домен использует протокол MTA-STS.

Могу ли я отправить защищенное электронное письмо человеку, который не работает в моей организации?

Да, если они войдут в систему под своей учетной записью или воспользуются временным кодом.

Как отправить защищенное электронное письмо в Outlook на Mac?

Это так же просто, как в Windows. Создайте новое сообщение, перейдите на вкладку «Параметры » и нажмите «Зашифровать». Просто убедитесь, что ваше приложение Office обновлено.

• О сайте
• Последние сообщения

Юнес Тарада

Эксперт по безопасности доменов и электронной почты в PowerDMARC

Юнес - руководитель группы операций в PowerDMARC, обладающий экспертными знаниями в области аутентификации и безопасности электронной почты. Юнес имеет сертификат Microsoft Azure Administrator Associate, а также сертификаты CompTIA A+ и многие другие.

Последние сообщения Юнеса Тарады (см. все)

• Объяснение DMARCbis — что меняется и как подготовиться - 16 апреля 2026 г.
• Неверный формат серийного номера SOA: причины и способы устранения - 13 апреля 2026 г.
• Как отправлять защищенные письма в Gmail: пошаговое руководство - 7 апреля 2026 г.